Skift det firkantede hjul ud med det runde

Vil I forkorte jeres time-to-market, effektivisere arbejdsprocesserne og frigøre mental energi hos medarbejderne til at udvikle og nytænke frem for at administrere, brandslukke og prøve at huske, hvad de har glemt – så kan et processtyringssystem som effectlauncher måske være løsningen.

Tekst: KOMMID

Krisen har de seneste år ført til, at mange dagligvarevirksomheder har set sig nødsaget til at skære i antallet af medarbejdere, samtidig med at kravet til output i form af øget salg og bedre indtjening – i et i øvrigt stærkt konkurrencepræget marked – er steget. Dette, kombineret med at mange virksomheder ikke har haft tilstrækkelig fokus på samtidig at øge produktiviteten i den kommercielle del af organisationen med tydelige rolle- og ansvarsfordelinger og effektive arbejdsgange, har medført stadigt mere pressede og frustrerede medarbejdere – og unødigt omkostningskrævende eller sågar fejlslagne lanceringer. Pressede medarbejdere har mere fokus på at afvikle opgaver og foretage brandslukning end at udvikle forretningen via nytænkning, men sådan behøver det ikke være.

Tid er penge og fejl er omkostninger

Rolf Bonde Petersen, direktør i effectlauncher, rådgiver virksomheder i, hvordan de gennem effektive go-to-market processer, understøttet af værktøjer og checklister, der bygger på den kollektive erfaring og viden i virksomheden, kan frigøre mental energi hos medarbejderne til at udvikle forretningen frem for blot at afvikle opgaver.

– Ved at få beskrevet og ikke mindst forankret de forskellige processer og opsamlet, videreudviklet og delt de værktøjer og checklister, der ofte ligger i skuffen eller hovedet hos den enkelte medarbejder, får man det maksimale udbytte af den samlede kompetence og viden i virksomheden. Når alle ved, hvad de skal, hvordan, med hvem og hvornår, løber processerne mere effektivt samtidig med at der opstår færre fejl undervejs – og tid er som bekendt penge, og fejl er unødige omkostninger, siger Rolf Bonde Petersen.

Plug & play

En anden væsentlig fordel ved at se arbejdsgangene efter i sømmene og arbejde med procesoptimering er, at medarbejderne bogstaveligt talt begynder at tale samme sprog. Forskellige måder at gøre tingene på og brugen af forskellige begreber kan føre til misforståelser og tilbagebeløb i dagligdagen, men den risiko mindskes med større entydighed. Også nye medarbejdere får glæde af tydelige arbejdsgange.

– Med velbeskrevne processer bliver startbanen for nye medarbejdere kortere – det er i større udstrækning ”plug & play!” – og den nye medarbejder vil hurtigere kunne bidrage til at udvikle forretningen.

Don’t work harder, work smarter

Udover rådgivning tilbyder effectlauncher mulighed for at bringe de optimerede processer til live i et webbaseret go-to-market processtyringssystem. Processerne ligger beskrevet i form af en række aktiviteter med direkte link til de relevante værktøjer og checklister, og systemet kan ud fra et givet tidsforbrug per aktivitet automatisk genere og opdatere tidsplaner og lanceringskalendere. Samtidig sender systemet en reminder via mail, når man nærmer sig en deadline for en aktivitet.
Der ligger også en dokumentstyring i systemet, der giver direkte adgang til opdaterede versioner af dokumenterne og gør det let at dele filer på tværs af organisationen.

– De virksomheder, der i dag har beskrevet deres go-to-market-processer, har dem ofte liggende i Excel-ark eller andre mere eller mindre ”døde” dokumenter, der gør, at medarbejderne i bedste fald bruger dem som opslagsværk. Vi har tilstræbt at automatisere så mange elementer som muligt og integrere vores web-platform i medarbejderens naturlige arbejdsrutiner ved at lade kommunikationen foregå direkte i medarbejdernes mail, forklarer Rolf Bonde Petersen.

– Der findes mange processtyringssystemer i markedet, der teknisk set kan det samme som vores, men vi mener, at vi, suppleret med vores mangeårige praktiske erfaring fra salg-og marketingroller hos virksomheder som Arla, Mars og Merrild, kan levere en samlet løsning, der er skræddersyet til dagligvarevirksomheders behov for effektive kommercielle processer – både i forhold til indhold og den underliggende tekniske løsning, afslutter Rolf Bonde Petersen

Effectlauncher lancerer snart en light-version af deres processtyringssystem indeholdende en række standardprocesbeskrivelser målrettet til de virksomheder, der ikke har brug for en skræddersyet løsning.

Artiklen er oprindeligt udgivet i Mærkevareleverandørerne magasinet #5, 2014