Datakvalitet forbedrer bundlinjen

Hvis ikke dine produktstamdata er korrekte, sker der fejl i hele værdikæden. Og det kan ende med at koste dig rigtig dyrt! Få styr på det – og se forbedringer på bundlinjen.

Tekst: KOMMID

En manglende bindestreg, stavefejl eller forskellig brug af store og små bogstaver er nok til, at en vare optræder flere gange i dit system, og du derfor ikke kan trække korrekt statistik ud. Du kan ikke se, hvordan du tjener dine penge, dine salgsstatistikker er ubrugelige, og der vil sandsynligvis ske fejl i bogføring og regnskab. Fejlene giver udfordringer i hele virksomheden – og du må bruge tid og penge på at rette fejlene, så der kommer styr på sagerne.

Og ikke nok med de interne problemer, de manglende eller ukorrekte oplysninger giver – modtagerne af de data, du har udsendt, vil også blive udfordret.
– Det er en ren og skær nødvendighed at have styr på sine stamdata for at have en reel berettigelse på markedet, mener GS1’s direktør Lars Kyed.
– Hvis ikke man kan have tillid til de data, man modtager, svækkes samarbejdet, for det kræver enormt meget at skulle lave ekstra kontrol, rette op på fejl og finde korrekte informationer.

Tjen penge på korrekte data

Fejlene vil påvirke hele værdikæden. Forkerte længdemål kan betyde problemer med transport, lagerplads, og når varen skal på hylderne i butikkerne. Forkerte oplysninger om opbevaring af varen kan betyde, at alt må kasseres. Forkerte varedeklarationer kan skade forbrugeren. Alt sammen noget, som kan undgås, hvis datakvaliteten prioriteres. Og det økonomiske perspektiv er i sig selv et incitament for at fokusere på datakvalitet.
– Syddansk Universitet har lavet undersøgelser, som viser, at man kan forbedre bundlinjen med hele 10 %, hvis man får styr på sine varestamdata, siger Erik Andersen, direktør i Basicview, der arbejder med Business Intelligence.

Tre små tiltag gør forskellen

Erik Andersen har tre gode råd til at sikre datakvalitet.
– For det første skal man sikre, at man kun har én indtastning. Jo flere gange, der indtastes, desto flere fejl sker der. Derfor er det vigtigt for at minimere fejlraten, at man bruger et system, hvor man kun skal indtaste én gang, siger han.
Derfor er det også vigtigt, at ens overførsler foretages elektronisk.
– Vil man undgå fejltastninger og spare tid på forsendelse skal overførslerne foregå elektronisk, siger han og kommer med et tredje og særdeles afgørende råd:
– Kontrol af indtastningen er helt afgørende for at undgå fejl, så det er vigtigt, at dit system indeholder en kontrolinstans, som foretager validering af de indtastede data.

Udover et system, der kan håndtere disse elementer, er det de interne processer i virksomheden, som er afgørende for datakvalitet. Men som både Lars Kyed og Erik Andersen påpeger, vil det give betragtelige resultater på bundlinjen at fokusere på korrekte varestamdata. 

GS1 har opstillet 5 betingelser for at opnå korrekt varestamdata

1. Varer skal opmåles korrekt efter fælles opmålingsregler
2. Formatet af varestamdata skal være i overensstemmelse med gældende branchestandarder
3. Varestamdata skal udveksles elektronisk
4. Udveksling af varestamdata skal ske via en datapool, så data kun vedligeholdes ét sted
5. Varestamdata skal tidsstemples og tildeles en klar gyldighedsperiode

Artiklen er oprindeligt udgivet i e-magasinet Datapool magazine, 2013