Mærkevareleverandørernes Årstræf – en betydningsfuld dag

Da Mærkevareleverandørerne for første gang holdt Årstræf tilbage i 1969 var der 48 deltagere. Foreningen var blevet stiftet i august 1968 med 44 medlemmer og i marts 1969 blev den første ordinære generalforsamling med efterfølgende middag afholdt. Allerede året efter havde Årstræffet det konkrete fokusområde ”hvordan samarbejder vi om en effektiv afsætning”, detailhandlen deltog i en paneldiskussion og de 80 deltagere blev til middagen placeret efter bordplan.

Tekst: KOMMID

Modellen er stadig den samme. Og så alligevel ikke. Årstræffet har udviklet sig enormt som årene er gået, og især de seneste år er byggestene for et nyt og forbedret Årstræf lagt. Marlene Frandsen, projektleder i Mærkevareleverandørerne er tovholder på Årstræffet – den største enkeltstående aktivitet i Mærkevareleverandørerne. Allerede når der pakkes sammen fra årstræffet ligger næste års version i baghovedet på hende.

– Med det setup vi efterhånden kører, er der mange ting, der skal afklares i virkelig god tid. Eksempelvis hvor dagen skal afholdes, siger Marlene Frandsen.

Med ca. 400 deltagere hvert år siden 2005 og krav om plads til både faglige indslag, opdelte sessions og ikke mindst den store festmiddag er der en naturlig begrænsning i, hvor arrangementet kan afholdes. De seneste tre år har Årstræffet haft til huse på Tivoli Hotel & Congress Center.

Bedre år for år

Også dagens forløb har ændret sig gennem årene.

– Tidligere startede vi kl. 15 med generalforsamling efterfulgt af 1-2 faglige indlæg inden middagen. I dag starter vi allerede kl. 12, hvor medlemmerne kan hente faglig inspiration inden for hhv. detail og AFH, efterfulgt af generalforsamling og indlæg fra detailhandlen. Om eftermiddagen starter det åbne møde, hvor gæster støder til og de forskellige nationale og internationale indlægsholdere går på inden festmiddagen, forklarer Marlene Frandsen og tilføjer:

– Vi har igennem de seneste fem år arbejdet med flere forskellige setups – vi har bl.a. flere gange haft paneldebatter, både med faste deltagere, men også i et mere levende setup med løbende paneldeltagere undervejs, som debatten skred frem. Vi har også haft underholdning om aftenen og for et par år siden startede vi det store Awardshow, som også er på programmet i år.

Detaljerne skaber dagen

Marlene Frandsen og resten af Mærkevareleverandørerne Sekretariatet begynder den koncentrerede planlægning af Årstræffet i november. Her laves en begyndende struktur på programmet og dialogen med mulige indlægsholdere indledes. Der er mange detaljer at holde styr på, for at få dagen til at gå op i sidste ende.

– Jeg er tovholder på praktikken omkring årstræffet, og det indebærer bl.a. koordinering med medlemmer, indlægsholdere, eksterne samarbejdspartnere, opdatering af hjemmeside, nyhedsbrev, print osv. Og så er det selvfølgelig tilmeldingen, som også fylder en del, siger hun.

Især i januar lige inden programmet og tilmeldingen åbner og de sidste tre uger op til arrangementet spidser det hele til. Noget af det, der tager tid er bordplanen.

– Diverse køreplaner for dagen – så alle ved, hvem der gør hvad hvornår – er et ret omfattende arbejde. Og så bruger vi også lang tid på bordplanen. Noget af det mest udfordrende ved planlægningen er, når bordplanen ikke stemmer. Der laves ændringer helt op til – og på selve dagen. Men det er også en af de sjoveste opgaver, siger Marlene Frandsen.

Kunne hun ønske sig noget anderledes ift planlægning af arrangementet ville det være, at alle medlemmer tilmeldte sig hurtigst muligt efter invitationen er udsendt og ikke først efter deadline.

– Når der kommer en tilmelding efter deadline, skal vi rykke rundt 10 forskellige steder, og den tid kunne vi måske godt bruge mere hensigtsmæssigt, siger hun.

Deltagerrekord og vinderprogram

I år kan deltagere og gæster se frem til et veltilrettelagt og nøje sammensat program.

– Vi har i år prioriteret at have en professionel konferencier til at følge os gennem eftermiddagens program og awardshowet. Som noget nyt har vi i år også benyttet os af sponsorerer, altså medlemmer, der træder ind som produkt- eller programsponsorer. For mange år siden opererede man faktisk også med en form for sponsorat, hvor medlemmerne kunne komme med chokolade, og de deltes om udgifterne til rødvin, hvidvin og dessertvin, siger Marlene Frandsen.

Det mest særlige ved årets årstræf er, at der sættes deltagerrekord. Med knap 450 deltagere er der flere med end nogensinde.

– Ikke mindst på kundesiden er der deltagerrekord, der er rigtig mange med i år, siger Marlene Frandsen.

Hun glæder sig sammen med det øvrige Sekretariat til at give alle deltagerne i Årstræffet en god og udbytterig dag.

– Årstræffet er efterhånden et stort professionelt setup og der er mange ting, der skal gøres, for at få  dagen til at blive en succes.  Det gør vi vores bedste for, og vi håber, at alle få en god dag og aften med et mix af faglighed og networking, afslutter hun.